Iedereen weet dat het gebeurt. Bijna niemand rekent het door tot het getal
waar je iets aan hebt.
Tel eerst de plekken
Schrijf op waar bij jou gegevens staan. Bij de meeste bedrijven die ik zie
zijn het er zes: de boekhouding, de facturatie, de offertes, de website, de
telefoon of WhatsApp, en ergens een klantenbestand dat het officiële
overzicht heet.
Zes plekken betekent niet zes problemen. Het betekent vijftien paren die in
theorie iets van elkaar zouden moeten weten. In de praktijk weten er twee of
drie iets van elkaar, en bij de rest zit een mens.
De som die niemand maakt
Neem één handeling. Een order die vanuit de website in de
administratie moet. Pak er drie dingen bij:
- Hoe vaak gebeurt dat per week?
- Hoe lang duurt het, eerlijk gemeten, inclusief opzoeken en controleren?
- Wie doet het, en wat kost een uur van die persoon werkelijk?
Dat laatste getal is niet het bruto maandloon gedeeld door 160. Dat staat
uitgerekend op een medewerker van
€ 4.000 kost geen € 4.000, en het scheelt een factor
die de meeste mensen verrast.
Vermenigvuldig. Dat is één handeling. Doe het daarna voor de
tweede.
Waar de som te laag uitvalt
Wat je zo berekent is de ondergrens, en meestal een flinke onderschatting.
Drie dingen vallen erbuiten.
De onderbreking. Werk dat je uit iets anders haalt kost niet alleen
zijn eigen minuten. Je moet ook weer terug in waar je mee bezig was. Wie de
hele dag heen en weer springt, is meer kwijt dan de optelsom van de losse
klusjes.
De fout die je pas later ziet. Een verkeerd overgetypt bedrag of
adres kost geen minuut maar een telefoontje, een correctie, en soms een klant
die het onthoudt. Die kosten staan nergens geboekt, want ze staan niet op een
factuur.
Het wachten. Als iets pas overgezet wordt wanneer iemand eraan
toekomt, staat er tussendoor werk stil dat er niets mee te maken heeft. Dat is
geen arbeidstijd maar doorlooptijd, en die is vaak duurder.
De vergelijking die ertoe doet
Zet het jaarbedrag dat je nu hebt naast wat het zou kosten om die ene
handeling te laten verdwijnen. Niet alles. Één.
Valt dat in jouw voordeel uit, dan heb je een besluit. Valt het niet in je
voordeel uit, dan heb je ook een besluit — en dat is er één
die je niet had kunnen nemen zonder de som te maken. Niet elk overtypwerk is
het oplossen waard, en dat hoor je mij ook niet beweren.
Waarom het meestal blijft liggen
Niet omdat het te duur is. Omdat het nergens opvalt.
Er is geen factuur voor, er is geen post op de balans, en er is niemand van
wie het is. Het zit verstopt in de uren van mensen die het er "even
bij" doen, en die er nooit over klagen omdat het per keer maar twee
minuten is.
Dat is precies waarom het jaren kan duren. Twee minuten voelt als niets. Twee
minuten, dertig keer per week, één persoon — dat is
vijfentwintig uur per jaar voor één handeling van de vijftien.
Wat ik zou doen
Maak die som voor de drie handelingen waar het vaakst over geklaagd wordt.
Niet voor alle vijftien, want dan wordt het een project en gebeurt er niets.
Kom je er niet uit, of wil je dat iemand meekijkt die de vraag vaker heeft
gesteld: bel me. Ik heb twintig vragen waarmee ik
een bedrijf leer kennen dat ik nog niet ken; dit is er één van.